Så skapar du ett välproducerat digitalt event

Funderar du på att hålla nästa konferens eller företagsevent online? Då är du inte ensam. Att skapa digitala event är ett bra sätt att samla många människor på ett ställe, förmedla budskap och skapa dialog utan att behöva fundera över resekostnader eller liknande logistik. Frågan är dock hur man skapar ett framgångsrikt och välproducerat digitalt evenemang som blir en värdefull upplevelse för samtliga deltagare.

En viktig skillnad mellan live-event och digitala konferenser

Vi ska inte sticka under stol med att digitala evenemang generellt ställer ännu högre krav på deltagarupplevelsen jämfört med liveevent. Det är inte så att man kan slarva med liveevent heller, men när deltagarna sitter i en biosittning eller runt ett bord krävs det ganska mycket för att de ska resa sig upp och ta en promenad, kolla mailen eller ringa ett samtal. När de däremot sitter i sitt kök eller på sitt kontor med avstängd kamera och mikrofon så är det betydligt lättare att checka ut från evenemanget både mentalt och fysiskt. Mot den bakgrunden krävs det att man är ännu mer noga med hantverket och anpassar sitt evenemang för att passa i det digitala formatet.

Hur skapar man ett välproducerat digitalt evenemang?

Bra digitala evenemang kräver en genomtänkt agenda, välavvägd interaktion och proffsig teknisk produktion. För att skapa ett riktigt proffsigt digitalt evenemang kan man inte bara ställa in en kamera och ”filma av” ett scenprogram, utan man behöver ett antal olika kameror och kameramän, en bildproducent som klipper mellan helbild, närbild och olika vinklar, fäller in deltagarinteraktion från eventappen osv. Även ljud och ljus behöver vara bra, väl dimensionerat och ordentligt förberett, och glansiga pannor behöver mattas med smink. Utöver den tekniska produktionen behöver du även tänka på att:

  • Eventets syfte och mål blir extra viktigt för att eventet ska bli lyckat och deltagarna ska känna sig engagerade. Det är svårt att nå ut och bibehålla engagemang om det som diskuteras inte är riktigt intressant och viktigt för deltagarna. Läs mer om hur du kan tänka kring syfte och mål här.
  • Skapa en fungerande dramaturgi som utgår från deltagarnas upplevelse av helheten. Läs mer om dramaturgi här.
  • Anpassa agendan. Korta ner antalet och längden på dina programpunkter och fokusera på det som verkligen är viktigt. Efter några timmar framför skärmen är deltagarna mycket trötta, även om det är ett bra evenemang. Läs mer och ladda ner ett exempel på en anpassad agenda här.
  • Skapa en mer attraktiv sändning som håller deltagarna intresserade. Inspireras av en talk show eller nyhetsuppläsning på tv, minska andelen ren presentation och blanda istället upp med panelsamtal, intervjuer m.m.
  • En passiv deltagare tappar lätt fokus, öka därför interaktionsnivån under ert digitala event. Med hjälp av en eventapp kan ni skicka ut mentometerfrågor och visa upp resultaten på skärmen i realtid, låta deltagarna skicka in tankar och idéer i fritext som visas som ordmoln, eller skicka in frågor som antingen kan visas upp i ofiltrerad form, eller kureras av en moderator som väljer vilka frågor som skickas upp på skärmen och besvaras av panelen.

Ta hjälp för att göra ett riktigt bra digitalt event

Som med vilken annan tv-produktion som helst krävs en hel del förberedelser utöver att planera själva agendan, vilket gör att det många gånger kan vara motiverat att titta på olika studiolösningar och ta in en partner som är expert på den här typen av event. På MeetApp har vi lång erfarenhet av att arbeta med att skapa lyckade och framgångsrika event med hjälp av en eventapp, och i det arbetet har vi lärt känna olika aktörer som är riktigt duktiga på eventteknik och digital produktion. Kontakta oss gärna om du vill diskutera olika möjligheter för ert digitala event, så ser vi till att hitta en passande lösning vad gäller både teknisk produktion och digital interaktion.

Jag vill få hjälp med mitt digitala event