Så blir ditt virtuella möte framgångsrikt

Att anordna möten, konferenser och företagsevent är ett smidigt och effektivt sätt att kommunicera, interagera, nätverka, driva förändring och marknadsföra sitt och sina partners varumärken – men hur gör vi när ett stort live-event inte är ett alternativ?

Oavsett varför man inte vill eller kan hålla ett event live finns det ingen anledning att ställa in. Det finns idag många riktigt bra lösningar för livestreaming och virtuella möten, och genom att använda en eventapp för att informera och interagera med era deltagare kan man skapa minst lika bra upplevelser som om man hade träffats live.

Med hjälp av vår checklista kan du komma igång med att skapa framgångsrika digitala möten på en gång!

1. Fundera på syfte och mål – välj teknik och upplägg därefter

Olika event kan skilja sig åt på många sätt, men en sak som alla möten och event har gemensamt är att det måste finnas ett tydligt syfte och mål för att lyckas. Allt grundar sig i VARFÖR mötet behövs och VAD ni vill få ut av att ses – så även för digitala event. När ni har detta klart för er blir det även mycket enklare att komma fram till HUR eventet ska genomföras (klicka här för att läsa om olika plattformar för virtuella möten).

2. Bjud in och håll koll på dina deltagare

Med MeetApp Invite blir det både enkelt och smidigt eftersom systemet är helt integrerat med eventappen, läs mer om registreringsfunktionen här. Bonus: I det automatiska svarsmailet från registreringssystemet kan du även lägga in en nedladdningslänk till er eventapp och informera deltagarna om att ladda ner appen för att delta under mötet – appanvändandet kommer att vara självklart för de flesta deltagare, vilket bidrar till att eventet kommer att bli så lyckat! Läs mer om hur du hjälper dina deltagare att ladda ner appen här.

3. Samla live stream, agenda och information på ett ställe

Precis som med ett live-event är det viktigt att deltagarna har koll på vad som händer och kommer förberedda till mötet. När du håller ditt event digitalt blir det enkelt att förbereda deltagarna – du samlar helt enkelt er agenda och all viktig information på en och samma plats i appen. Eftersom de vet att de måste ladda ner eventappen för att kunna delta blir det naturligt för dem att ta till sig information och utföra de förberedande uppgifter som du har lagt upp till dem där. Om du livestreamar ditt event kan du också integrera videoströmmen i appen så att dina deltagare kan följa eventet live, samtidigt som de använder appens alla funktioner. För att göra ett riktigt bra digitalt event är ett tips att tänka på hur du lägger upp er agenda så att det passar den digitala miljön – klicka här för att se ett exempel på vad en sådan skulle kunna innehålla.

4. Skapa ett socialt sammanhang och ”vi-känsla”

Med hjälp av deltagarlistan, chatten och aktivitetsflödet i eventappen får ni till den viktiga sociala aspekten av ert event. Deltagarlistan gör att alla lätt kan få en överblick över vilka som deltar och med hjälp av chatten kan de lätt få kontakt, i aktivitetsflödet (som fungerar ungefär som ett internt Instagram) kan alla deltagare samlas innan, under och efter eventet för att dela tankar, bilder och annan värdefull information. Att uppmuntra deltagarna att ta del av aktivitetsflödet är viktigt, eftersom det till stor del är här som den “sociala” delen av ditt digitala event tar plats. Istället för att mingla på plats kan de använda sig av appens sociala funktioner för att samlas, småprata och bygga relationer. Använd gamification för att uppmuntra deltagarna att använda appen och skapa bättre interaktion – läs mer här om hur gamification kan förhöja ert möte.

5. Skapa dialog och engagera deltagarna under mötet

Den viktigaste delen för att ditt event ska bli framgångsrikt är att deltagarna är aktiva och engagerade – en passiv publik minns inte mycket av det som sagts. I eventappen kan du använda dialogfunktionen för att engagera och interagera med dina deltagare, till exempel kan du:

  • Låta deltagarna skicka in anonyma frågor till talarna via appen, på så sätt blir det smidigt att delta och frågorna kan enkelt besvaras muntligt på en gång, eller samlas och besvaras efter mötet i appen.
  • Skicka ut mentometerfrågor för att bryta isen, ta pulsen eller väcka en tanke hos dina deltagare, det blir mycket enklare än med handuppräckning. Här kan du läsa 50 tips på mentometerfrågor till ditt event.
  • Läsa av publikens uppfattning och energinivå med hjälp av en fritextfråga som du visar upp som ordmoln.

Med hjälp av dialogfunktionen kommer dina deltagare känna att de aktivt är med på eventet trots att de inte fysiskt är på plats, eftersom deras tankar och svar blir en naturlig del av innehållet. Behöver du mer inspiration? Läs mer här om hur du kan skapa roligare möten.

6. Promota partners och sponsorer

Bara för att ditt event sker online betyder det inte att dina partners och sponsorer behöver lida – i eventappen blir det både enkelt och roligt att framhäva dem. Använd banners för att exponera sponsorer och länka till deras hemsidor eller erbjudanden, skapa snygga presentationer eller promotion videos som läggs upp tillsammans med logga, bild och länkar, annonsera give-aways i aktivitetsflödet eller håll en programpunkt tillsammans. Med hjälp av pushnotiser kan du framhäva speciella erbjudanden, programpunkter och budskap enkelt, direkt ut till alla dina deltagare i realtid. Använd eventappen för att framhäva partners och sponsorer – här kan du läsa mer om hur!

7. Följ upp efter eventet

Ert digitala event är inte slut när det är slut. Med mötesappen kan mötet förlängas och vara i flera månader. Fortsätt samla information, resultat från workshops och fördjupningsmaterial i appen, kommunicera ut uppdateringar på beslut och framgångar via pushnotiser, engagera med tankeväckande mentometerfrågor och kolla av vad deltagarna tyckte om konferensen och uppföljningsarbetet med hjälp av utvärderingar och enkäter.

Vill du veta mer om hur du lyckas med dina digitala möten och event? Vi har tips, idéer och rekommendationer kring hur du kan göra, oavsett om du behöver hålla mindre internkonferenser eller globala event.

Klicka här för att ta del av alla våra tips