Konferensresans fallgropar – och hur du undviker dem

Företaget ska på konferensresa och du har fått uppgiften att arrangera det hela. Du minns med bävan senast ni gjorde något liknande – de tusentals frågorna om var ni skulle och när ni skulle åka, de borttappade flygbiljetterna och deltagarna som åkte till fel hotell. Din stackars kollega som kände sig som en utbränd dagisfröken för att alla vanligtvis ordningsamma kollegor, plötsligt hade förvandlats till femåringar.

En konferensresa är ett både roligt och värdefullt tillfälle för kollegor att samlas, diskutera, utvecklas och lära känna varandra. För dig som arrangör är det dock en utmaning som kräver mycket tid, engagemang och noggrann planering – utan ordentlig organisering blir resultatet lidande. Här listar vi några av de fallgropar du kan träffa på när du organiserar konferensresor, och vad du kan göra för att undvika dem.

Psst! Vill du läsa vidare senare? Ladda ner våra kunders samlade erfarenheter och tips om hur du fixar en lyckad konferensresa här:

Ladda ner caset

Alla undrar vad som händer

Alla är nyfikna på vad ni ska göra och frågorna duggar tätt. Var ska vi åka? Vad ska vi göra? När är det middag? Var är AW:n? Det är vanligt att samla all sådan här information i ett eller flera mail som skickas ut lite innan konferensen, men risken är då stor att informationen missas, tappas bort eller glöms innan den behövs. Istället kan du samla alla detaljer om vad ni ska göra under resan direkt i en eventapp. Med programfunktionen ser du till att alla har stenkoll på allt från när det är dags att checka in och gå på flyget, till när ni har workshop eller det är dags för AW. Och det går även att koppla ihop programmet med informationspunkter och nedladdningsbart material.

Folk glömmer sina personliga val

En annan sak som tar väldigt mycket tid och energi är att svara på alla deltagares frågor om deras egna, personliga resa. Kan du skicka min flygbiljett igen? Vem delar jag hotellrum med? Vilken grupp hör jag till? Har du koll på att jag är vegetarian? Spara tid och energi samtidigt som du visar dina deltagare att deras behov är viktiga för dig, genom att samla skräddarsydd information om varje enskild deltagare i deras egna app – du fixar det enkelt genom att ladda upp en excellista.

Deltagarna blir otåliga och uttråkade

En vanlig svårighet på konferensresor är att hålla deltagarna glada och engagerade medan de väntar på något – till exempel om flyget blir försenat eller om resan är lång. Det här är perfekta tillfällen att ägna tid åt lek och utmaningar. Med gamification i konferensappen sporrar du dina deltagare att dela med sig av sig själva, utföra aktiviteter och ta till sig viktig information för att samla poäng. Med aktivitetsflödet kan de dela bilder, snacka mellan olika bussar eller tågvagnar och kommentera på varandras inlägg, vilket gör det lätt att höja stämningen och peppa inför slutmålet tillsammans.

Ni hinner inte med allt det viktiga

Hur lång resa ni än har planerat känns det aldrig som att det finns tillräckligt med tid för att både hinna diskutera de viktiga frågorna, arbeta med teambuilding, ha problemlösande workshops, och dessutom ha roligt. För att maximera nyttan och nöjet av er konferensresa kan ni använda restiden till ett workshop-pass. I mötesappen kan ni fördela uppgifter, fixa gruppindelning, skicka in svaren och informera och peppa med pushnotiser.

Ändringar i programmet sker med kort varsel

Hur välorganiserad en konferensresa än är så måste man alltid vara beredd på ett visst mått kaos. Deltagare springer omkring som yra höns, restaurangen är dubbelbokad och inledningstalet drar ut på tiden. Med tiotals eller hundratals människor som är utspridda på ett stort område kan det vara svårt att informera alla om viktiga ändringar – då är pushnotiser oslagbart. Med några enkla knapptryck plingar det till i allas telefoner och du kan vara säker på att samtliga deltagare med kort varsel får koll på vad som händer. Pushnotiserna kan du även använda som isbrytare eller pauspepp – kanske köra en spontan tipsrunda medan ni väntar på att konferenslokalen städas klart?

Ni vet inte vad deltagarna tycker

Vet du egentligen hur det gick på konferensresan? Är deltagarna nöjda? Diskuterade ni rätt saker och på en nivå som gjorde att alla hängde med? Nådde ni era mål? Det är vanligt att vilja mycket med sina konferensresor, men desto ovanligare att faktiskt mäta resultatet. Med hjälp av enkäter och utvärderingar kan man både hålla koll på kunskapsnivån innan (så att ni kan anpassa diskussionsämnena till det alla tycker är viktigast), checka läget under tiden (så att ni inte missar något viktigt) och se vad deltagarna tyckte om resultatet (så att ni kan förbättra konceptet till nästa gång). Med en app blir det enkelt för dig som arrangör att skapa enkäter och analysera resultatet, och för deltagarna är det enkelt att svara på frågor och bidra med sina tankar.

Det var fallgroparna – men möjligheterna då?

Finns det inte en massa coola saker man kan göra för att få till en riktigt grym konferensresa? Jovisst finns det! Våra kunder har varit med om det mesta och vi har samlat deras erfarenheter, tillsammans med några tips och en checklista från oss, i ett inspirationscase – ladda ner det och ta del av alltihop på en gång!

Ladda ner caset