De fem vanligaste misstagen du gör när du planerar en konferens

Vi har alla varit där. Efter veckor av planering och problemlösning har ni äntligen genomfört er årliga konferens och allt verkar ha gått bra. Sedan börjar utvärderingarna trilla in – inte så många som du hade önskat, men du är ändå glad för det lilla. Fram till du läser resultaten och inser att alla inte är lika nöjda som du – långt ifrån!

Nu sitter du här och undrar vad som gick fel. Bra! Istället för att upprepa samma misstag igen, läs vår lista över de vanligaste misstagen du (antagligen) gjort och kolla in vår Infographic med fem tips kring hur du ser till att nästa konferens blir en succé!

1. Du söver deltagarna med din monolog

Att hålla låda är så 2010 – det är dags att ta dina möten in i 2020-talet! Ingen orkar lyssna oavbrutet i timmar, och det är svårt att minnas viktiga poänger från en lång monolog. Det är dags att skrota envägskommunikationen och istället skapa dialog med sina deltagare. Fundera på hur du kan involvera publiken i samtalet för att skapa bestående eventupplevelser som lever kvar i minnet.

2. Du tror att deltagarna ska ta reda på saker på egen hand

Det kan verka självklart att vuxna människor ska klara av det här, och även om många av oss är fullt kapabla att läsa välkomstmailet som du skickade ut för ett par veckor sedan så finns det många som missar det. Därför är det ett misstag att förvänta sig för mycket av sina deltagare – så gör det så enkelt som möjligt att hitta information om saker som uppsamlingstider, program och förberedande uppgifter.

3. Du anpassar inte informationen till deltagarna

Det gamla vanliga sättet att hålla konferenser – att bjuda in, skicka ett mail med program och övrig information ett par dagar i förväg, informera muntligt om vad som händer under dagen och i bästa fall följa upp med en utvärdering i efterhand – är förlegat! För att se till att dina deltagare engagerar sig i och får ut så mycket som möjligt av ert möte eller event behöver du anpassa informationen efter mottagaren – vad vill de veta och när är den bästa tiden att informera dem? Fundera över hur du på bästa sätt kan guida deltagarna både innan, under och efter konferensen.

4. Du gör inget för att hålla kvar publikens uppmärksamhet

Visste du att du bara har mellan 7-8 minuter på dig innan din publik tappar koncentrationen och börjar distraheras av annat? Det innebär att deltagarna kommer att ha svårt att ta till sig det mesta som sägs under ert möte om du inte gör något för att fånga och hålla kvar deras uppmärksamhet.

5. Du glömmer bort att ha roligt

Ingen minns ett tråkigt möte. När man arrangerar en konferens är det vanligt att fokusera helt på den information som man vill sända ut, utan att tänka särskilt mycket över hur väl deltagarna tar in den. För att både du och dina deltagare ska få ut så mycket av er investering som möjligt är det viktigt att aktivera och engagera sin publik. Var därför noga med att fundera ut sätt att aktivera deltagarna och se till att de har roligt under ert event!

Vill du ha fem enkla tips kring hur du undviker dessa misstag? Lär dig hur du fångar och håller kvar dina deltagares uppmärksamhet med hjälp av vår Infographic!

Skaffa Infographic!