Utmaningen

”Hur kan vi snabbt få till ett värdefullt möte mellan människor som är utspridda över hela jordklotet?”

Ett svenskt företag med global verksamhet och ett flertal lokalkontor runt om i världen hade behov av att träffas, inspireras och tillsammans ta krafttag för att möta en kritisk affärsutmaning. Man var inte tillräckligt snabb med att få ut nya produkter på marknaden och man tappade både affärer och marknadsandelar till konkurrenter. Eftersom det var bråttom att få till förändringen och eftersom medarbetarna fanns över hela jordklotet bestämde man sig för att göra ett enkelt men välproducerat digitalt evenemang.

Lösningen

”Med ett par kameror, en videolänk och eventappen gick det smidigt att få till en virtuell konferens.”

I Stockholm utgick man från en enkel studiomiljö. Här fanns programledare, några presentatörer, ett par kameror och en enkel bildproduktion. Evenemanget producerades med hänsyn till att deltagarna fanns i många olika tidszoner och att de därför i huvudsak skulle medverka från sin egen dator i hemmet eller på kontoret. Deltagarna hade dessutom tillgång till sin egen eventapp.

Hur gick det till?

Steg 1 – Varför

Den virtuella konferensen inleddes med en vinjett, därefter hälsade företagets VD deltagarna välkomna och inledde ett samtal kring varför det var så viktigt att snabbare komma ut på marknaden med nya produkter. För att verkligen se till att deltagarna förstod varför konferensens syfte var så viktigt, använde man retorisk interaktivitet för att förstärka och förankra detta. Deltagarna fick i appen individuellt och i omgångar svara på frågor kring vilka konsekvenserna skulle bli om de fortsatte att komma ut i det tempo de gjorde idag och vad det skulle innebära för fördelar om de blev lika snabba som konkurrenterna. Resultaten på frågorna samlades in centralt och visades i webbsändningen. Det hjälpte de individuella deltagarna vidare i sin insiktsresa.

Steg 2 – Vad

Efter den första delen hade man en uppsamling, där man med undersökande interaktivitet kontrollerade att deltagarna hade förstått allvaret i situationen och höll med om att det fanns ett behov av att införa förändringar. De reflektioner som tagits upp i appen visades upp som ordmoln på skärmen, vilket gjorde att alla fick en gemensam bild av läget.

Därefter presenterade ledningen en åtgärdsplan från ett podium i studion. Detta förstärktes genom att en programledare intervjuade företagsledningen, som fick reflektera kring situationen och de tilltänkta åtgärderna. Under tiden fick deltagarna anonymt skicka in tankar, frågor och reflektioner via appen, vilka besvarades av ledningen i studion. På så vis blev frågestunden mycket mer relevant eftersom man kunde svara på de viktiga frågor som deltagarna faktiskt hade, och man fick en indikation på i hur stor utsträckning deltagarna förstod och accepterade åtgärdsplanen. Interaktiviteten i sig skapade även engagemang i samtalet på alla orter.

Steg 3 – Hur

Nästa steg i en konferens är ofta att presentera hur en åtgärdsplan ska förverkligas. Den här organisationen var dock klok nog att vända på begreppen och låta deltagarna komma med förslag på hur planen enklast skulle förverkligas. Detta gjordes i en enkel gemensam workshop.

Ledningen tackade och visade respekt för alla förslag och berättade när och på vilket sätt de skulle återkoppla på dessa. Avslutningsvis bjöd man på en kort inspirationsförelösning kring hur man leder sig själv i ett förändringsarbete.

Efter

Mötet tog inte slut för att dagen var slut – dialogen fortsatte genom appen. Där lade man upp sammanfattningar från workshops och frågestunder, skickade ut exempel på tidiga framgångsfaktorer och milstenar, följde upp beslut och lade ut fördjupningsmaterial, peppade med hälsningar och utmaningar från inspirationsföreläsaren, samt skickade en utvärdering för att få en bild av hur väl man lyckats med sitt digitala event och vilka utvecklingsområden man hade att jobba med till nästa gång.

Hur kan du göra?

1

2

3

1

Ställ inte in – ställ om!

Du kan skapa framgångsrika digitala event på flera olika sätt och med olika svårighetsgrad, med allt från en enkel webbkamera till en avancerad streamingproduktion. Gör det själv eller ta hjälp av experter – ett digitalt event kan bli minst lika framgångsrikt som att ses live.

2

Eventapp för interaktivitet

Använd eventappen för att informera, engagera och interagera. Med appens dialogfunktion och användandet av retorisk, undersökande och idégenererande interaktivitet får du koll på dina deltagares kunskapsnivå, ökar deras förståelse och engagemang, samt får på ett effektivt sätt del av deras erfarenheter och idéer. I appen kan du dessutom samla agenda och information, skapa ett socialt sammanhang med aktivitetsflöde, deltagarförteckning och chatt, exponera sponsorer och partners med banners, och mycket mer.

3

Engagera med dramaturgi

Skapa en dramaturgi som påminner om en rockkonsert. Konserten börjar oftast med en känd och bra låt som skapar bra energi och igenkänning. Under konserten framför bandet en blandning av nya och gamla låtar med olika energinivåer. Mot slutet av konserten radas hitsen upp och konserten avslutas på absolut högsta energinivå. Då går deltagarna hem energifyllda och minns en fantastisk konsertupplevelse.