Utmaningen

”Hur organiserar man en stor grupp på resa, med olika boenden, aktiviteter och resvägar?”

En alldeles egen typ av utmaning inom eventvärlden är konferensresor. Att arrangera resa, boende, mat, aktiviteter och själva konferensen är ingen liten logistisk manöver, vare sig det är 50 eller 500 personer som är med. Under genomförandet behöver alla deltagarna veta var just de skall vara vid varje tidpunkt, vad de skall ha med sig och vad de kan förvänta sig. Ofta upplever våra kunder att annars organiserade och välordnade medarbetare släpper ansvaret när de är på en resa. ”Som att valla katter”, som en av våra kunder beskrev situationen.

Lösningen

”Information – personligt, i realtid, lättillgängligt.”

Genom att ge varje deltagare all information direkt i sin telefon underlättas arbetet dramatiskt för dig som arrangör. Allt från tider, platser, gruppindelning till wifi-kod och numret till den lokala taxifirman finns ett klick bort.

Det mesta är information som gäller samma för alla, men man kan också ge varje deltagare unik information om t ex vem de delar rum med eller vilket nummer deras flygbiljett har.

Påminn och hjälp deltagarna genom att skicka pushar om vad som händer och vad de förväntas göra.

Så får du engagerade mötesdeltagare – här är 6 enkla knep
Ladda ned vårt white paper här!

Hur har våra kunder gjort?

Skidresa med 600 spelutvecklare

En av våra kunder åkte med 600 anställda till Åre i 4 dagar. Spridda över 4 hotell med massor av aktiviteter att välja mellan var behovet att hålla alla uppdaterade stort. De valde att arbeta mycket med pushar och skickade på så vis ut information om allt från kvarglömda kläder och varning för halka till påminnelse om att komma till after skin som just öppnat. Dessutom kunde alla se i appen vilket hotell, rum och rumskamrat de hade – samt vilka aktiviteter just de hade föranmält sig till.

Konferensresa till medelhavet med 400 revisorer

Ett bra sätt att kombinera arbete med nöje är att förlägga sin konferens på en trevlig plats. Vår kund valde vacker medelhavsnatur och vandring, samtidigt som de hade möten inom olika delar av företaget. All information om kartor, hotell, vandringar, plats och tid för alla mindre möten samlades i appen. Deltagarna reste från olika håll i Sverige och var utspridda på olika hotell på destinationen. Varje deltagare hade sin personliga reseplan i appen, med flygtider, transfers, hotellbokning mm.

Bussresa till Furuvik med 120 retail-anställda

De lokala butikschefernas årliga konferens effektiviserades genom att man använde appen för att starta konferensen redan i bussen dit. Deltagarna, spridda i 5 olika bussar, fick material via appen att läsa och diskutera. Man ställde en handfull frågor kopplade till ämnet som besvarades av deltagarna på resan dit, resultatet presenterades och diskuterades sedan från scenen på plats under konferensen. För att skapa en gemenskap mellan bussarna användes activity feeden i appen där deltagare postade bilder om var de var och vad som hände i deras buss.

Vill du ha ideér på hur din konferensresa kan bli ännu bättre?
Skriv din emailadress så hör vi av oss inom kort!

Hur kan du göra?

1

2

3

1

Informera!

Bestäm vad som är gemensam information och vad som är individuell. Gemensam är sannolikt den största delen. T ex agenda, talare, hotell/lokal, aktiviteter, resmål, arbetsmaterial mm. Personlig information är ofta grupptillhörighet, rumsindelning, flygbiljettnummer, valda aktiviteter mm. Gemensam information läggs enkelt in i appens admingränssnitt och visas snyggt i appen. Personlig information laddas in med en excel där vi använder email för att veta vem som skall se vad.

2

Push it!

Pushar i appen är oslagbart när man vill kommunicera med deltagare spridda över ett större område. Planera innan vad du vill meddela, skapa alla meddelanden i förväg och skicka ut en viss tid eller publicera med ett klick direkt från din telefon. Skulle något ändra sig kan du på en minut skapa ett nytt meddelande och få ut det snabbt.

3

Resande workshop!

Förlägg konferensens workshopsdel, där deltagarna skall samtala och komma med ideer. Genom att dela ut uppgifter, sprida läsematerial och dela in i grupper. Via appen vet deltagarna vad som förväntas under tiden på buss eller tåg. Låt dem rapportera sina slutsatser och svar via appens Dialog-del.

Skapa en känsla av gemenskap trots att man är i olika fordon eller vagnar genom att uppmuntra deltagare att posta bilder av var de är eller kommentarer om vad de upplever i appens aktivitetsflöde som alla kan se, kommentera och gilla.