Utmaningen

”Hur får vi våra medarbetare att vilja och våga dela med sig av sina tankar, frågor och önskemål på våra möten?”

Det är ett ständigt återkommande problem under möten och konferenser att många medarbetare blir passiva lyssnare istället för att delta aktivt. När det är dags för frågestund och publikmikrofonen dyker upp kan det hända att några händer räcks upp, men ofta är det samma händer gång på gång och vem vet vilka fler frågor och tankar som egentligen finns i gruppen? Hur kan man göra det enkelt, bekvämt och roligt för alla deltagare att bidra med sina tankar och frågor under ett möte – utan att någon behöver känna sig dum, rädd för att höras för mycket eller lite, eller dela med sig av något personligt eller känsligt inför hela gruppen?

Lösningen

”Anonymt, visuellt, aktivt – gör det enkelt och roligt att ställa frågor och komma med svar!”

Nyckeln till att samla in många, kvalitativa och ärliga frågor och tankar från sina mötesdeltagare stavas anonymitet och tillgänglighet. När dina deltagare får vara anonyma och har möjlighet att skicka in sin feedback när det passar dem (innan mötet, mitt i ett föredrag eller under en organiserad frågestund) kommer du genast se att både fler vill och vågar delta, och resultatet blir mer öppet och ärligt eftersom de kan bidra på ett tryggt och anpassat sätt.

Att visualisera diskussionen hjälper också till att aktivera deltagarna. När du ställer en fråga kan du visa upp deltagarnas anonyma svar i ett stapeldiagram eller ordmoln på storskärm. Du får snabbt en ögonblicksbild av hur de tänker, vilket gör att du kan anpassa riktningen och takten på mötet. Om det visar sig att många har missuppfattat något får du möjlighet att stanna upp och förklara det mer ingående, och om det finns många olika åsikter och tankar märker du snabbt om du behöver avsätta tid för att fördjupa diskussionen.

Hur har våra kunder gjort?

Deltagarna visar vägen

Vår kund Vitec håller varje år ett möte med syftet att samla in nya idéer som ska ligga till grund för produktutvecklingen. Deltagarna delas in i grupper och får uppgiften att ta fram ett antal förslag på nya funktioner. De skriver in sina förslag direkt i sin mötesapp och alla får sedan rösta anonymt på sina favoriter. Resultatet av omröstningen visas upp live under mötet, och de tre funktioner som fått flest röster väljs ut för att genomföras i den kommande produktutvecklingen. På så vis vet de säkert att de funktioner de utvecklar är efterfrågade av användarna.

Anonyma svar avvärjde krisen

En annan av våra kunder använde appen under en konferens där de skulle arbeta med att införa en ny strategi. Konferensen inleddes med att strategin presenterades, varpå deltagarna fick ägna tid åt att formulera och anonymt skicka in sina tankar och frågor, ge beröm eller ifrågasätta det de hade hört. Engagemanget var stort och när VD:n sedan tog del av feedbacken insåg han att det var många som inte förstod eller trodde på den nya strategin. Insikten var smärtsam men värdet stort, eftersom han direkt kunde adressera oklarheterna och anpassa kommunikationen kring strategin. Dessutom kunde han ta till sig relevant feedback och anpassa delar av strategin efter olika avdelningars behov istället för att implementera något som inte skulle fungera.

Med hjälp av en mötesapp kunde alla komma till tals

En branschorganisation hade länge tampats med att få igenom ett beslut om ökade medlemsavgifter, något som behövdes för att kunna finansiera en nödvändig förändring. På flera möten hade frågan tagits upp, och på samtliga möten hade nejsidan vunnit efter en öppen omröstning. Vid nästa möte valde man att låta alla deltagare rösta anonymt i mötesappen, och då visade det sig att en stor majoritet var för förslaget. Ibland är de som hörs inte representativa för hela gruppen, så det är viktigt att ge alla förutsättningar att dela med sig av sina åsikter – även de som inte vill eller vågar göra sig hörda inför alla andra.

Vill du ha ideér på hur dina möten kan bli ännu bättre?
Skriv din emailadress så hör vi av oss inom kort!

Hur kan du göra?

1

2

3

1

Delta anonymt

Få bättre insikt med anonyma svar. Låt deltagarna skicka in sina förväntningar innan konferensen, svara på en mentometerfråga under ett föredrag och komma med feedback efter mötet – allt helt anonymt. Oavsett om folk inte vågar komma till tals eller om några få hörs för hela gruppen kan du mota Olle i grind med dialogfunktionen i din mötesapp. Ge alla möjligheten att bidra på sina villkor så blir det enklare, tryggare och roligare att dela med sig.

2

Låt deltagarna styra

Håll en rolig och givande workshop som gör att alla deltagare känner sig hörda, sedda och värdesatta. Presentera ett problem, låt deltagarna bidra med sina lösningsförslag i appen och håll sedan en omröstning i realtid där alla får rösta anonymt på sin favorit. Presentera vinnaren och berätta hur och när ni kommer att genomföra förslaget. Enkelt, konkret och roligt – ni får en massa bra tips och förslag på hur ni kan utvecklas och medarbetarna känner dig delaktiga och engagerade i er verksamhet.

3

Avsätt tid

Om du vill att deltagarna ska engagera sig och ställa frågor under ett möte, avsätt tid för det! Låt deltagarna skicka in frågor när de vill och ge dem också några minuter i slutet av en presentation för att formulera och skicka in sina tankar. Avsätt sedan fem till femton minuter för att välja ut och svara på frågor. Om du fått in fler frågor än du hinner besvara kan du följa upp i efterhand – sätt en deadline tillsammans och svara sedan direkt i appen så att alla kan ta del av svaren och fortsätta diskussionen även efter konferensens slut.