Utmaningen

”Hur sätter vi punkt för det tråkiga mötet och får aktiva, engagerade och glada mötesdeltagare?”

Vi har alla varit med om möten som floppar. Oavsett hur intressant ett ämne är och hur väl man har förberett deltagarna inför konferensen, kan det vara svårt att få dem att hänga med och hålla energin uppe. Ett grundläggande och väldigt vanligt problem är att man, när man planerar ett möte, fokuserar helt på informationen som ska sändas ut och lägger alltför lite tid på hur deltagarna ska ta den till sig på bästa sätt. Detta bidrar till att man sedan står där med 20 slides och en tvåtimmarsdragning – och sovande deltagare. Så hur använder vi tiden på bästa sätt för att få ut så mycket som möjligt av mötet? Hur skapar vi roliga möten med engagerade deltagare?

Lösningen

”Variation, interaktion och reflektion lägger grunden för ett lyckat, roligt och värdefullt möte.”

Lätta upp både mötet och stämningen genom att göra en blandning av saker under tiden ni ses. Variera föredrag och seminarium med workshops, bikupor och frågestunder. Glöm heller inte bort de viktiga pauserna – det är här deltagarna får tid och möjlighet att ta in, reflektera över och minnas det de har lärt sig. Använd olika tekniker och hjälpmedel för att engagera deltagarna och få dem att interagera med dig och varandra. Starta en dragning med att kolla av kunskapsnivån och samla reflektioner i ett ordmoln som visas på storskärm, skicka mentometerfrågor och ta in anonyma frågor till talaren under ett föredrag, låt deltagarna bidra med sina tankar i fritext när de workshoppar och skicka ut en enkätfråga eller networkövning med pushnotis i pausen. På så sätt ser du till att deltagarna håller energin uppe och får ut det mesta av er konferens.

Hur har våra kunder gjort?

Låt deltagarna gissa svaret

Hos en av våra kunder skulle ekonomichefen presentera kvartalsrapporten. Man visste med sig att hennes dragningar kunde upplevas som tråkiga och svåra att hänga med på, så denna gång ville man testa något nytt. Hon fick inleda presentationen med att berätta att det fanns två nyckeltal som såg extra bra ut. Sedan fick deltagarna under 10 minuter prata med varandra om vilka det kunde vara och skicka in sina gissningar via appen. När man bröt övningen visades deltagarnas förslag upp på storbildsskärmen och efter detta berättade ekonomichefen hur det gått under kvartalet. Sist avslöjade hon vilka nyckeltal hon syftat på. Genom att väcka deltagarnas förförståelse, nyfikenhet och tävlingslust, resulterade övningen i att deltagarna lärde sig och mindes mycket mer än de hade gjort under en vanlig dragning.

Tävla om bästa lösningen

På en mässa för läkare skulle en paneldiskussion hållas på ämnet ”Vad gör du när komplikation x uppstår under en operation?”. Man hade samlat en panel bestående av ansedda och kompetenta läkare och där fanns en moderator. Moderatorn delade upp panelen i två lag, presenterade en komplikation och gav dem i uppgift att komma fram till en lösning på fem minuter. Samtidigt skulle även övriga mötesdeltagare diskutera med varandra och komma på egna lösningar. När tiden var slut skulle lagen sälja in sina lösningar till publiken, varpå de använde appen för att rösta om vilket sätt de tyckte var bäst. Med hjälp av lek och tävlingslust motiverade man samtliga mötesdeltagare att lyssna och delta aktivt, vilket ökade både förståelsen och bidrog till en minnesvärd upplevelse.

Pusha deltagarna att vara med i leken

Vår kund skulle anordna ett stort event för över tusen deltagare. En utmaning låg i att samordna information för alla deltagare utan att det blev svårt eller tråkigt att ta till sig, och samtidigt skapa ett minnesvärt event där man kunde mötas och nätverka. Med pushnotiser kunde man enkelt nå och aktivera deltagarna – oavsett tid och plats. Inför eventet peppades deltagarna med videosnuttar och bilder. Till workshops skickade man ut instruktioner om var man skulle vara, vem man skulle träffa och vad man skulle göra. I pauserna utmanades deltagarna att skapa nya kontakter med hjälp av lekar och tips. Genom att aktivera deltagarna och hålla dem ständigt informerade och peppade skapades en rolig och varierad upplevelse, och det blev lätt att bryta isen och skapa nya kontakter när alla var med på tåget.

Vill du ha ideér på hur dina möten kan bli ännu bättre?
Skriv din emailadress så hör vi av oss inom kort!

Hur kan du göra?

1

2

3

1

Deltagarna styr

Får ni ut tillräckligt av era möten? För att kunna fokusera på rätt saker behöver du ha koll på deltagarnas kunskapsnivå, intressen och funderingar. Känn dina deltagare på pulsen och använd det för att engagera dem och styra mötets takt och ton. Ställ en fråga till deltagarna i början av presentationen och ge dem några minuter att svara i appen. Visa upp svaren som ett ordmoln på storskärm, det ger en gemensam bild av allas förutsättningar, vilket både gör att du får koll på var du ska lägga fokus och nivån på din dragning och skapar upplägg för fördjupad diskussion och vidare samtal efter mötet.

2

Utmana med push

Sitter deltagarna och somnar? Oavsett om det beror på en tråkig dragning, matkoma efter lunchen eller att det helt enkelt har varit en lång dag kan du vända trenden och pigga upp deltagarna med hjälp av pushnotiser. Skicka ut en mentometerfråga under dragningen, ge deltagarna små nätverksuppdrag under pauserna, skicka iväg dem på tipspromenad eller påminn alla om vad man kan vinna genom att tävla i appens gamificationfunktion. Pushnotiser är ett fantastiskt verktyg som kan användas både för att guida deltagarna mellan olika pass och skapa engagemang och interaktion under era möten – möjligheterna är många och endast fantasin sätter gränser!

3

Förläng eventupplevelsen

Ett roligt möte minns man. Öka chansen för ett lyckat och minnesvärt möte genom att förlänga upplevelsen. Peppa dina deltagare i förväg genom att skicka videohälsningar, dela bilder från förberedelserna i aktivitetsflödet och utmana deltagarna att dela med sig av sina tankar och förväntningar innan dagen D. Efter mötet kan ni enkelt gå tillbaka till diskussionen genom att ta del av allt material som ni har sparat och skickat genom appen. Dela bilder och upplevelser från mötets guldkorn och höjdpunkter, fråga deltagarna vad de tyckte om med mötet och vad som kan utvecklas till nästa gång, och påminn dem om”hemläxor” och uppdrag de fick med sig att arbeta med eller reflektera över i efterhand.