Användarnas egna tips – så skapar du grymma möten med en eventapp!

Då och då håller vi på MeetApp seminarier kring hur man kan sprida information, engagera sina deltagare och främja nätverkande under sina möten och event med hjälp av en eventapp. I veckan som gick samlade vi drygt trettio användare som fick brainstorma och dela med sig av sina tankar och idéer kring hur en eventapp kan underlätta, förstärka och förlänga möten. Vi fick in en mängd kloka och roliga idéer, och dem vill vi dela med dig! Här kommer alltså massor av toppentips kring hur eventappen kan användas före, under och efter ditt möte eller event!

Före

Ju mer deltagarna engagerar sig och använder appen, desto mer aktiva och väl förberedda kommer de att vara under mötet – vilket ökar chanserna avsevärt för att ni ska få till ett riktigt lyckat event, öka er ROI och nå era mål. Räkna ner med pushnotiser inför eventet/konferensen och skicka med något roligt/intressant/informativt varje gång. Som ex. en pdf att läsa, en videohälsning från VD eller en rolig tävling med uppdrag att utföra i appen.

”Med appen skapas bättre informationsspridning inför och det blir lättare med uppdateringar vid eventuella förändringar. Man kan skapa intresse och få igång tankar hos deltagarna inför evenemanget, vilket gör att det tar kortare tid att komma igång när mötet väl börjar och minskar antalet frågor via mail och telefon innan och under eventet.”

– Anonym deltagare

Informera
  1. Skicka ut förberedande uppgifter och informera om inläsningsmaterial, sådant som deltagarna behöver göra för att förbereda sig inför konferensen eller en viss programpunkt. Det här kan t.ex. vara en video att titta på, en pdf att läsa in sig på, en enkät att besvara eller något annat uppdrag att utföra i appen.
  2. Informera om programmet och vad som kommer att hända, var de hittar information om allt, samt att de ska se till att pushnotiser är aktiverade på telefonen för att kunna ta del av de senaste uppdateringarna.
  3. Bjuda in deltagarna genom MeetApp Invite och där samla in information från deltagarna om t.ex specialkost, vilket automatiskt sparas i ”My information” i appen. Informera om att det är under ”My information” som de hittar t.ex. meny, flygbiljett, bordsplacering under middagen och vilken workshopgrupp de tillhör.
  4. Skicka ut specifik information till olika grupper med hjälp av segmentering – t.ex. flyginfo till dem som ska flyga och tåginfo till dem som anländer med tåg.
Engagera
  1. Peppa med en tävling som syftar till att driva deltagarna mot eventets mål, ex. att deltagare ska fylla i sin profil, ta en selfie och presentera sig i aktivitetsflödet inför ett nätverksevent – bästa presentationen/flest antal bokade möten vinner!
  2. Engagera inför mötet genom att posta ”behind the scenes”-bilder från förberedelserna i aktivitetsflödet.
  3. Skicka ut ”inför”-enkät för att göra en kunskapskoll eller ta in deltagarnas idéer kring programinnehåll, tema, vad som borde göras annorlunda från förra årets konferens eller liknande.
  4. Peppa inför mötet med en videohälsning från VD, organisatör, talare, sponsor eller partner.
  5. Informera om hur gamification fungerar och sätt upp en tävling för att främja användandet av appen.
  6. Räkna ner inför eventet, engagera och hjälp deltagarna komma i rätt mindset med hjälp av pushmeddelanden – skicka t.ex. ut ”dagens fråga” på konferensens tema för att peppa och väcka tankar.
Nätverka
  1. Använd confirmed email för att bl.a. underlätta för förbättrat nätverkande genom att förpopulera deltagarlistan med aktiva profiler – detta gör att deltagarna kan börja använda alla funktioner och chatta med varandra från start.
  2. Främja kommunikation och nätverkande mellan deltagarna inför en konferens med hjälp av deltagarfunktionen – informera och påminn med push!
  3. Uppmuntra deltagarna att söka upp varandra i deltagarlistan och boka möten i förväg – det blir enkelt att chatta direkt i appen, favoritmarkera kontakterna som man bokat möte med och spara kontaktuppgifterna i telefonen med ett klick.

Under

Fundera över mötets syfte och hitta på aktiviteter som driver användandet mot det syftet.

”Stjärnmarkera! (My program) Vi hade ett öppet program med massa seminarium och workshops och då kunde deltagarna enkelt stjärnmarkera sina favoritpunkter och ha ett mer tydligt eget program.”

– Anonym deltagare

Informera
  1. Håll deltagarna uppdaterade om vad som händer, sista minuten-ändringar osv. med hjälp av pushnotiser.
  2. Slipp tryckt information – all info finns i appen!
  3. Uppmuntra deltagarna att föra anteckningar i appen, då kommer det vara enkelt att gå tillbaka till dem efteråt eftersom man håller allt samlat på ett ställe. Då kan man även exportera och dela sina anteckningar på ett enkelt och smidigt sätt.
  4. Skicka länkar till referensmaterial som ämnet handlar om. Länka mellan programpunkter och relevanta informationspunkter (info om talare mm.)
Engagera
  1. Utvärdera programpunkter och talare, och samla in feedback direkt i programpunkten. Skicka ut en push direkt efter dess slut för att påminna medan upplevelsen är färsk i minnet.
  2. Skicka mentometerfrågor till deltagarna för att kolla kunskapsnivå och komma i stämning i början av, eller aktivera och engagera dem under ett föredrag eller seminarium (här finns 50 tips på frågor du kan ställa)
  3. Låt deltagarna skicka anonyma frågor till talarna och låt talaren eller en moderator välja vilka frågor som ska visas upp och besvaras.
  4. Visa upp deltagares frågor, input och feedback som ett stapeldiagram eller ordmoln på storskärm vid scenen för att främja fördjupad diskussion.
  5. Skicka peppande pushar om när nästa programpunkt börjar, vad som serveras till fikat, en rolig tävling eller var AW:n är m.m.
Nätverka
  1. Håll en mingeltävling med hjälp av pushnotiser. Ge incitament att nätverka genom att skicka ut uppdrag som ex. ”Hitta en person som du har ett gemensamt intresse med, favoritmarkera varandra i eventappen och lägg till kontaktuppgifterna i din telefonbok.”
  2. Nätverkstävling i aktivitetsflödet: Utmana med push, be deltagarna hitta en person de inte har träffat tidigare, posta en bild tillsammans och berätta ett ”fun fact” om den personen eller något roligt som ni har gemensamt. Använd gamificationfunktionen och ge fler poäng för bildposter i aktivitetsflödet för extra incitament.
  3. Dela in i grupper och gör grupparbeten och teambuilding-aktiviteter som tipsrunda, skicka ut push med quizfrågor som varje lag får svara på.

Efter

Förläng mötet med hjälp av eventappen – samla information, Q&A’s, sammanfattningar och talares presentationer. Påminn om ”hemläxor” och skicka ut en utvärdering om konferensen för att veta vad ni kan göra bättre nästa gång.

”Appen fungerar som idé- och informationsbank. Sammanställ anteckningar och diskussioner från konferensen. Underlätta kontakt med personer man träffat under konferensen och vill fortsätta samarbeta med.”

– Anonym deltagare

Informera
  1. All info som man har samlat in kan exporteras enkelt till ett exceldokument. Samla svar, klick på banners, data från dialogfunktionen och utvärderingar och frågor i programfunktionen, exportera enkelt till excel.
  2. Informera om action points, nästa steg och hur väl målen uppnåddes under ert möte.
  3. Ladda upp bilder från eventet i bildgalleriet.
  4. Skapa en digital goodie bag med erbjudanden från sponsorer och partners.
  5. Ladda upp talarnas presentationer/powerpoints och inspelningar från föreläsningar och seminarier så att de blir tillgängliga för deltagarna efter konferensen.
  6. Sammanställa Q&A session med frågor och svar i en PDF som laddas upp under Information.
  7. Deltagare som inte kunde närvara på mötet kan enkelt ta del av all information i efterhand, dessutom blir det enkelt att dela sina anteckningar kollegor emellan.
Engagera
  1. Skicka ut en utvärdering efter konferensen för att samla in feedback om vad deltagarna tar med sig från mötet, vad som vad bra och vad som kan utvecklas mer till nästa gång.
  2. Lägga upp info i appen samt skicka ut push om ”hemläxor”, uppgifter att utföra inför kommande möte.
  3. Redovisa resultaten från eventuella tävlingar, lägg upp bild i aktivitetsflödet och skicka push med info.
  4. Kul användning av aktivitetsflödet: samla, spara och återvänd till på en reunion året därpå.
  5. Skicka ut videohälsning och tacka för deltagandet. Skicka en ”teaser” inför och bjud in till nästa evenemang.
Nätverka
  1. Skippa visitkorten – favoritmarkera istället! I deltagarlistan hittar du kontaktuppgifter till alla deltagare, talare och arrangörer. Ta enkelt kontakt efter eventet för att boka nytt möte eller fortsätta en intressant diskussion.
  2. Använd aktivitetsflödet för att hålla diskussionerna från mötet vid liv – vad har ni tagit med er och hur påverkar det ni pratade om under mötet er i vardagen? Cementera gemenskapen och påminn om att alla kan hitta varandra i deltagarlistan.

Vill du testa en eventapp gratis på ditt nästa möte?

Bygg din egen testapp!