8 frågor, fördelar och fallgropar med hybridevent

”Ska vi ses på plats eller digitalt?” Än så länge är det digitalt som gäller för de flesta av oss. Förr eller senare är det dock dags att ta steget mot att återigen planera fysiska event, men det kommer att ske gradvis och även i en COVID-säker framtid kommer det att finnas behov av att öppna upp för deltagande från hubbar eller hemifrån.

Det finns många fördelar med att anordna ett hybridevent. I denna artikel svarar vi på våra vanligaste frågor och delar med oss av några nyckelinsikter kring hur du ser till att alla får ut lika mycket av er hybrida konferens som om ni hade kunnat samla alla live.

Vad är ett hybridevent?

Ett hybridevent är ett möte, event eller konferens där man kombinerar ett fysiskt möte med en digital eventupplevelse, genom att låta sina deltagare vara med både på plats, och delta via hubbar/mindre mötesplatser eller hemifrån.

Kort och gott kan man säga att du tar det event som du skulle ha hållit fysiskt – med samma deltagare, program, material, interaktion osv. – och anpassar det så att det blir tillgängligt och engagerande för alla deltagare, oavsett om de är med på plats eller deltar på distans.

Hur skiljer sig ett hybridevent från ett digitalt event?

Till skillnad från ett digitalt event, där samtliga deltagare följer eventet på distans via t.ex. en smartphone eller dator, har ett hybridevent även deltagare som är med på plats och/eller via hubbar. Detta gör att du har två deltagargrupper att förhålla dig till – din fysiska publik och dina digitala deltagare – så du behöver anpassa innehållet och interaktionen för att passa bägge målgrupper.

Hubb – vad är det?

Om du vill ge dina deltagare möjligheten att samlas och i grupp delta digitalt på ert event ska du organisera hubbar. Det kan till exempel innebära att ni bokar konferensrum på lokala kontor eller konferensanläggningar där ni visar upp livestreamen på storskärm. För de deltagare som kan och hellre samlas än deltar hemifrån är det ett utmärkt sätt att delta i ett event på distans – det bidrar både till ökat engagemang och interaktion (jämför t.ex. med att titta på en fotbollsmatch själv eller i grupp!).

En viktig sak att tänka på om du ska arrangera ett hybridevent med hubbar är behovet av att knyta samman hubbarna och ge deltagarna en känsla av att de är med om något större tillsammans. Precis som på en ”vanlig” konferens ger digitala event möjligheten att bygga gemenskap, och det är viktigt att detta genomsyrar både innehållet i programmet och den digitala interaktionen. En eventapp är oslagbar här, eftersom den gör det enkelt för alla – arrangörer såväl som fysiska och digitala deltagare – att kommunicera, interagera och skapa ”tillsammanskänsla”.

Vilka fördelar finns med hybridevent?

Att anordna ett hybridevent kan vara ett naturligt steg för dig som gärna vill hålla ett fysiskt event men av olika anledningar inte kan samla alla deltagare på plats, till exempel på grund av regeringsdirektiv eller deltagare som känner sig tveksamma till att resa och samlas i grupp.

Hybridevent har dock fler fördelar än så! Till exempel blir ert event mycket mer skalbart och kostnadseffektivt, det blir enklare att samla in data och statistik kring t.ex. deltagares idéer, åsikter och engagemang när ni har en naturlig digital mötesplats, och ni ser till att det budskap ni vill förmedla når ut till alla människor, var de än är.

Vilka är de vanligaste fallgroparna med hybridevent?

Ett vanligt misstag när man skapar hybridevent är att man tror att det räcker med att filma av scenen för att distansdeltagare ska kunna hänga med på samma sätt som de som är med på plats. Som vi nämnt ovan har de deltagare som är med på plats och de som deltar på distans olika behov, och för att skapa en enhetlig eventupplevelse måste du ta hänsyn till båda målgrupperna för att skapa ett framgångsrikt event.

Ett digitalt event är mer än bara en livestream, på samma sätt som ett fysiskt event är mer än bara en scen. För att lyckas med ditt hybridevent blir det viktigare än någonsin att engagera och interagera med dina deltagare, driva nätverkande och dela innehåll på ett sätt som gör det lika tillgängligt för distansdeltagarna som dem som är med på plats. Tänk också en extra gång på produktionsvärdet. Minsta glapp vad gäller t.ex. ljus, ljud eller internetuppkoppling kan göra eller förstöra hela eventupplevelsen för deltagaren, något som är extra viktigt att tänka på när du skapar ett hybridevent.

Hur anpassar jag innehållet för mina digitala deltagare?

Ett viktigt mål med ditt hybridevent måste vara att skapa en digital upplevelse som engagerar alla deltagare lika mycket – oavsett om de är med på plats, från en hubb eller hemifrån – för att lyckas med det behöver du anpassa innehållet. Det första du behöver komma ihåg är att de deltagare som följer eventet på distans inte har samma ”attention span” som dem som är med på plats. Därför rekommenderar vi att:

  • Korta ner agendan och bara ta med det viktigaste
  • Hålla varje programpunkt så kort som möjligt
  • Blanda livestreamade sessioner med förinspelad video – i programmet och on demand
  • Engagera med digital interaktion så att alla deltar på samma sätt, t.ex. genom att skicka ut mentometerfrågor och låta deltagarna skicka in frågor till talaren
  • Inkludera fler pauser i programmet

Hur kan jag hålla mina digitala deltagare lika engagerade som min live-publik?

Nyckeln till att engagera en publik som deltar digitalt är att skapa en upplevelse som är så lik ett liveevent som möjligt. För att lyckas med ett hybridevent behöver du dessutom inkludera både de digitala och fysiska deltagarna på samma sätt, genom att till exempel ge alla samma möjlighet att interagera och nätverka oavsett var de är. Här är eventappen ett väldigt värdefullt verktyg, eftersom den ger alla samma möjlighet att t.ex.:

  • Delta i polls och enkäter
  • Skicka frågor till talaren
  • Posta, likea, kommentera och diskutera med varandra i Aktivitetsflödet
  • Svara på quiz och tävla i gamificationutmaningar
  • Chatta, favoritmarkera och spara andra deltagares kontaktinfo

För att skapa gemenskap mellan deltagare som är med på distans och från hubbar är ett tips att rikta specifika frågor just till dem, hålla omrösningar och låta deltagarna rösta ”hubbvis” eller kanske låta varje hubb hålla i varsin programpunkt.

Hur skapar jag närverksmöjligheter för deltagarna på mitt hybridevent?

Om nätverkande är ett av målen med ert event behöver du skapa nätverksupplevelser som ger samma möjligheter för både dina fysiska och digitala deltagare att få kontakt med varandra. Med en eventplattform förenklas detta genom att du bl.a. kan gruppera deltagarna automatiskt baserat på t.ex. intressen, bransch eller något annat. Skapa grupper där du blandar fysiska, digitala och hubdeltagare för att främja interaktion och gemenskap. Alla deltagare kan dessutom interagera genom mingel i virtuella grupprum. Du kan även främja interaktion genom att skapa nätverksutmaningar som skickas ut till deltagarna via pushnotiser eller genom att använda gamification och skapa tävlingar som sporrar deltagarna att närma sig varandra.

Fler tips kring hur du får till bättre nätverkande och interaktion på dina fysiska, digitala och hybrida event:

Fem tips för bättre nätverkande och social interaktion på ert digitala event

Så fixar du nätverkandet på nästa event

Nätverka på rätt sätt med en eventapp!

Fyra tips för roligare teambuilding på distans

Vill du få en personlig coaching session inför ditt nästa event?

Hör av dig!