6 sätt att skapa bättre möten

Tid är en av våra viktigaste resurser, hur ofta har vi inte känt att det skulle behövas fler timmar på dygnet för att hinna allt man vill? Många av oss tillbringar mycket av vår tid i möten, på konferenser och evenemang av olika slag – så vi vet hur frustrerande det kan vara med ett möte som är dåligt planerat, drar ut på tiden eller inte kommer någon vart.

För att du som eventplanerare ska lyckas med det du planerar – oavsett om det är en kick-off, ledarskapskonferens, företagsresa eller något annat – är det viktigt med ordentlig planering som utgår från deltagarens förkunskaper, behov och intressen. Du behöver leverera intressant och engagerande innehåll, varva föredrag med workshops och blanda in lagom mycket aktiviteter och roligheter för att deltagarna ska känna sig motiverade att delta och minnas det ni har diskuterat.

Vanliga frågor

Några vanliga frågor man ställs inför när man planerar en konferens eller medarbetarträff kan vara:

  • Hur ska jag få ut all information till deltagarna?
  • Hur kan jag få deltagarna att själva hålla koll på den information de har fått?
  • Hur ser jag till att deltagarna engagerar sig under föredrag och workshops?
  • Hur försäkrar jag att deltagarna har roligt under eventet?
  • Hur hjälper jag deltagarna minnas det som diskuterats efter mötets slut?
  • Hur får jag reda på om deltagarna är nöjda med mötet och om vi nådde våra mål?

För att försäkra dig om att alla deltagarna tar till sig all information som finns inför och engagerar sig under mötet, är det viktigt att börja involvera och förbereda dem i god tid. Om du lyckas peppa deltagarna kommer de tycka att det är både roligare att delta och engagera sig, och de kommer även minnas det som sagts och diskuterats i mycket högre grad.

Genom att använda en eventapp kan du samla all information och kommunikation kring ditt möte i en plattform som alltid finns nära till hands i varje deltagares ficka.

Skapa engagemang genom att peppa inför mötet

Inför mötet kan du inspirera med en video, räkna ner till eventet med hjälp av pushnotiser och lägga upp ”bakom kulisserna”-bilder från förberedelserna i aktivitetsflödet. Ju aktivare du är i appen, desto mer naturligt blir det för deltagarna att leta efter och ta till sig av informationen där. Och ju mer deltagarna engagerar sig och använder appen, desto mer aktiva och väl förberedda kommer de att vara under mötet – vilket ökar chanserna avsevärt för att ni ska få till ett riktigt lyckat event, öka er ROI och nå era mål.

Informationen ska inte ut – den ska in!

Under mötet är det viktigt att det ni vill informera om och diskutera inte bara sänds ut – det måste också tas in av publiken. Istället för att be deltagarna räcka upp handen om de har några frågor (vilket kan avskräcka många från att dela med sig av sina tankar), låt alla skicka in sina frågor till talaren anonymt via appen. Att dessutom skicka ut mentometerfrågor inför eller under ett föredrag är ett bra sätt att både lätta upp stämningen och bryta envägskommunikationen, så väl som att engagera deltagarna i de frågor som tas upp.

Glöm inte den sociala biten!

Minst lika viktigt under en konferens är den sociala biten – att diskutera arbetsrelaterade frågor kan man kanske göra var som helst, men det är när alla är samlade under konferensen som ni har möjlighet att socialisera och nätverka (inte minst om ni har samlat kollegor från olika kontor). Planera in några nätverkslekar, som exempelvis runda bordet-samtal eller mingelbingo, och använd appen för att skicka ut diskussionsfrågor och utmaningar med pushnotiser. Deltagarna kommer garanterat att ha roligt och det blir dessutom väldigt enkelt att hålla kontakten när hela deltagarlistan finns direkt i telefonen (där man med ett enkelt knapptryck kan lägga till kontakten i telefonboken, connecta i sociala medier eller skicka chattmeddelanden direkt i appen).

Följ upp + mät resultat = maxa er ROI!

Efter mötet är det lätt hänt att man går vidare och dyker ner i vardagen igen, men uppföljning och återkoppling är viktigt för både företaget och deltagarna. Det är under de första dagarna efter mötet som ni har möjlighet att cemetera det ni har varit med om, både vad gäller beslut som har tagits och nya kontakter som har skapats. Med hjälp av en eventapp och en återkopplingsstrategi kan man med enkla medel både mäta resultat, följa upp det som sagts och hålla kontakten med deltagarna efter mötet:

  • Planera och skapa en utvärdering i förväg eller skicka ut en spontant, deltagarna kan fylla i den direkt i appen och du kan ladda ner resultatet i excelformat för enkel analys. Visa upp resultatet direkt så att alla kan ta del av höjdpunkter och utvecklingsförslag.
  • Samla presentationer, inspelningar och arbetsmaterial på ett sätt som gör det enkelt att återkomma till.
  • Sammanfatta diskussioner och svaren på deltagarnas frågor till talaren så att inget glöms bort.
  • Lyft fram roliga stunder i bildgalleriet och fortsätt diskussioner i appens aktivitetsflöde
  • Påminn om ”hemläxor”, berätta om nytt material som har publicerats och uppmuntra fortsatt nätverkande med hjälp av pushnotiser.

Detta och mycket mer kan man göra för att skapa bättre förutsättningar för ett lyckat möte. Vill du veta mer eller kanske testa appen själv? Hör av dig till oss så hjälper vi dig komma igång!