Utfordringen

«Hvordan organiserer man en tur for en større gruppe med ulike hoteller, aktiviteter og tur-arrangementer?»

En spesiell utfordring innenfor event-verdenen er å organisere og planlegge turer. Planlegging av reise, innkvartering, mat, aktiviteter og selve konferansen i seg selv er ingen liten sak, uansett om du har 50 eller 500 deltakere. Under konferansen må hver deltaker vite hvor de skal være til enhver tid, hva de skal medbringe og hva de kan forvente. Kundene våre synes ofte at deres kolleger eller kundepersonell, som typisk er godt organiserte og strukturerte i hverdagen, gir slipp på sine hemninger og ansvarsfølelser når de er på en reise; å veilede dem er som å “gjete katter”, som en av våre kunder uttrykte.

Løsningen

«Informasjon – tilgjengelig, personlig, i virkeligheten.»

Ved å gi hver deltaker all den nødvendige informasjonen på telefonene deres blir din arbeidsmengde som event organisator dramatisk forenklet. Enhver informasjon du eventuelt må dele med deltakerne (som blant annet tidspunkter, plasseringer/steder, gruppearbeid, Wi-Fi passord og telefonnummeret til det lokale drosjeselskapet) er bare et klikk unna.

Hva har kundene våre oppnådd?

Skitur med 600 spillutviklere

En av våre klienter kjøpte en fire dagers skitur med 600 ansatte, som var svært vellykket. Med reisende spredt over 6 forskjellige hoteller og en overflod av aktiviteter å velge mellom, var det avgjørende å kunne holde gruppen oppdatert. I denne situasjonen var push-varsler svært viktige for å gi alle beskjed om detaljer, som for eksempel glemt utstyr, advarsler om glatte stier/veier og skikurs. Gruppen satt dessuten stor pris på at de kunne se hotellet, rommet og romkameraten de hadde blitt tildelt på appen, samt muligheten for å se sine valgte aktiviteter før reisen.

Konferansetur til Middelhavet med 400 regnskapsførere

En genial måte å kombinere jobb og fornøyelser på er å holde en konferanse på et vakkert sted. I dette tilfellet kombinerte kunden vår trekking gjennom den praktfulle middelhavsnaturen med strategimøter mellom de ulike avdelingene i organisasjonen. All informasjon med hensyn til kart, hoteller, turer, tidspunkter og møtesteder var samlet i appen. Ettersom deltakerne måtte reise mye fra sted til sted, ga appen dem en personlig reiserute som viste tidspunkter, overganger og billettkoder for å gjøre den konstante reisen enkel og problemfri.

Busstur til naturresort for 120 detaljforhandlere

Den årlige konferansen for lokale butikkledere ble betraktelig forbedret ved å bruke appen; appen gjorde det mye mer effektivt fordi den gav deltakerne muligheten til å begynne konfereringen på bussen mens de var på vei til destinasjonen. Deltakere i 5 forskjellige busser mottok lesemateriale og gruppeoppgaver via appen. En rekke spørsmål ble også presentert gjennom appen mens butikklederne var underveis på reisen, og resultatene ble presentert på konferansen ved ankomst. For å skape en følelse av forbindelse mellom deltakerne i de forskjellige bussene ble
aktivitet feed brukt til å dele bilder og kommentarer om hvor de befant seg og hva de gjorde underveis på hele reisen.

Hvordan kan du utføre dette?

1

2

3

1

Informering!

Avgjør hva slags informasjon som er offentlig og hvilken informasjon som er individuell. Generell informasjon er for eksempel detaljer angående hotellet, dagsorden, talere, destinasjon og workshop materiale. Individuell informasjon er ofte aktiviteter/møter, romtildelinger, detaljer om reisen og gruppeoppgaver. Generell informasjon kan lett oppgis i administrasjonssystemet i appen og er tilgjengelig for alle deltakerne. Individuell informasjon lastes opp via et Excel dokument hvor vi benytter e-post adresser for å sende spesifikk informasjon til utvalgte personer.

2

Push-varsler!

Push-varsler egner seg optimalt til kommunikasjon til en stor gruppe mennesker som er spredt over et stort område. Planlegg og forbered det du ønsker å kommunisere og du kan enten sende det på et planlagt tidspunkt eller med en gang. Hvis det skjer endringer kan du opprette og sende en ny beskjed på ett minutt.

3

Reise-workshops!

Du kan planlegge tiden som skal brukes på workshops mens du er på vei til konferansen, slik at deltakerne kan forberede seg og komme på ideer på forhånd. I løpet av denne perioden er det en god ide å distribuere oppgaver, lesemateriale og dele deltakerne opp i grupper. Ved å bruke appen vet alle deltakerne hva som forventes av dem – du kan gi dem muligheten til å rapportere resultatene sine i appens dialogseksjon.
Skap en følelse av samhørighet i hele teamet selv om de er oppdelt i grupper i forskjellige kjøretøy ved å bruke aktivitetsstrømmen for å dele bilder av hva som foregår i øyeblikket, noe som gir dem mulighet til å skape dialog ved å “like” og kommentere hverandres innlegg.