Utfordringen

«Hvordan får vi medarbeiderne våre til å ville og våge å dele tankene, spørsmålene og ønskene sine på møtene våre?»

Det er et stadig tilbakevendende problem under møter og konferanser at mange medarbeidere blir passive lyttere i stedet for å delta aktivt. Når det er tid for en spørsmålsrunde og publikumsmikrofonen dukker opp, kan det hende at noen hender rekkes i været, men ofte er det de samme hendene gang på gang, og hvem vet hvilke flere spørsmål og tanker som egentlig finnes i gruppen? Hvordan kan man gjøre det enkelt, bekvemt og morsomt for alle deltagere å bidra med sine tanker og spørsmål i et møte – uten at noen trenger å føle seg dum, redd for å snakke for mye eller lite, eller dele noe personlig eller følsomt foran hele gruppen?

Løsningen

«Anonymt, visuelt, aktivt – gjør det enkelt og morsomt å stille spørsmål og komme med svar!»

Nøkkelen til å samle inn mange, kvalitative og ærlige spørsmål og tanker fra møtedeltagerne er anonymitet og tilgjengelighet. Når medarbeiderne dine kan være anonyme og har mulighet til å sende inn sin tilbakemelding når det passer dem (før møtet, midt under et foredrag eller under en organisert spørrerunde), kommer du straks til å se at flere både vil og våger å delta, og resultatet blir mer åpent og ærlig ettersom de kan bidra på en trygg og tilpasset måte.

Det hjelper også å visualisere diskusjonen for å aktivisere deltagerne. Når du stiller et spørsmål, kan du vise frem deltagernes anonyme svar i et søylediagram eller en ordsky på storskjerm. Du får raskt et øyeblikksbilde av hvordan de tenker, noe som gjør at du kan tilpasse retningen og takten på møtet. Dersom det viser seg at mange har misforstått noe, får du muligheten til å stoppe opp og forklare det mer inngående, og dersom det finnes mange forskjellige oppfatninger og tanker, merker du snart om du trenger å sette av tid for å gå dypere inn i diskusjonen.

Hvordan har kundene våre gjort det?

Deltagerne viser veien

Vår kunde Vitec holder hvert år et møte for å samle inn nye ideer som skal ligge til grunn for produktutviklingen. Deltagerne deles inn i grupper og får i oppgave å komme med forslag til nye funksjoner. De skriver inn forslagene sine direkte i møteappen, og alle kan deretter stemme anonymt på sine favoritter. Resultatet av avstemningen vises frem live under møtet, og de tre funksjonene som har fått flest stemmer, velges ut for å gjennomføres i den kommende produktutviklingen. På den måten vet de sikkert at de funksjonene de utvikler, er etterspurt av brukerne.

Anonyme svar avverget krisen

En annen av kundene våre brukte appen under en konferanse der de skulle arbeide med å innføre en ny strategi. Konferansen ble innledet med at strategien ble presentert, og deltagerne fikk deretter tid til å formulere og sende inn tankene og spørsmålene sine anonymt, gi ros eller stille spørsmålstegn ved det de hadde hørt. Engasjementet var stort, og da direktøren senere leste tilbakemeldingene, innså han at det var mange som ikke forsto eller hadde tro på den nye strategien. Innsikten var smertefull, men verdien stor, ettersom han direkte kunne ta for seg uklarhetene og tilpasse kommunikasjonen rundt strategien. Dessuten kunne ha ta til seg relevant feedback og tilpasse deler av strategien etter behovene til forskjellige avdelinger i stedet for å implementere noe som ikke ville fungere.

Ved hjelp av en møteapp kunne alle komme til orde

En bransjeorganisasjon hadde lenge kjempet med å få igjennom en beslutning om økte medlemsavgifter, noe som måtte til for å kunne finansiere en nødvendig endring. Man hadde tatt opp spørsmålet på flere møter, og på samtlige møter hadde nei-siden vunnet etter en åpen avstemning. Ved neste møte valgte man å la alle deltagere stemme anonymt i møteappen, og da viste det seg at et stort flertall var for forslaget. Iblant er de som høres, ikke representative for hele gruppen, så det er viktig å gi alle anledning til å kunne dele oppfatningene sine – også de som ikke vil eller våger å snakke foran alle andre.

Hvordan kan du gjøre det?

1

2

3

1

Delta anonymt

Få bedre innsikt med anonyme svar. La deltagerne sende inn sine forventninger før konferansen, svare på et mentometerspørsmål under et foredrag og komme med tilbakemelding etter møtet – alt helt anonymt. Uansett om noen ikke tør å ta ordet eller om noen få snakker for hele gruppen, kan du forhindre det med dialogfunksjonen i møteappen. Gi alle muligheten til å bidra på sine betingelser, slik at det blir enklere, tryggere og morsommere å delta.

2

La deltagerne styre utviklingen

Arranger en morsom og givende workshop som gjør at alle deltagerne føler seg hørt, sett og verdsatt. Presenter et problem, la deltagerne bidra med sine løsningsforslag i appen og hold deretter en avstemning i sanntid der alle kan stemme anonymt på sin favoritt. Presenter vinneren og fortell om hvordan og når dere kommer til å gjennomføre forslaget. Enkelt, konkret og morsomt – dere får en masse gode tips og forslag til hvordan dere kan utvikle dere, og medarbeiderne føler seg delaktige og engasjerte i virksomheten.

3

Sett av tid

Hvis du ønsker at deltagerne skal engasjere seg og stille spørsmål på et møte, så sett av tid for det! La deltagerne sende inn spørsmål når de vil og gi dem også noen minutter på slutten av en presentasjon til å formulere og sende inn tankene sine. Sett deretter av fem til femten minutter for å velge ut og svare på spørsmål. Dersom du har fått inn flere spørsmål enn du rekker å svare på, kan du følge det opp senere – sett en tidsfrist sammen og svar deretter direkte i appen, slik at alle kan lese svarene og fortsette diskusjonen også etter at konferansen er slutt.