Utfordringen

«Hvordan får vi en slutt på det kjedelige møtet og får aktive, engasjerte og glade møtedeltagere?»

Vi har alle vært med på møter som flopper. Uansett hvor interessant et emne er og hvor godt man har forberedt deltagerne før konferansen, kan det være vanskelig å få dem til å henge med og holde energien oppe. Et grunnleggende og svært vanlig problem er at man, når man planlegger et møte, fokuserer alt på informasjonen som skal sendes ut og bruker altfor lite tid på hvordan deltagerne skal ta den til seg på best mulige måte. Dette bidrar til at man senere står der med 20 slides og et to timers foredrag – og sovende deltagere. Så hvordan bruker vi tiden på best mulige måte for å få så mye som mulig ut av møtet? Hvordan skaper vi morsomme møter med engasjerte deltagere?

Løsningen

«Variasjon, interaksjon og refleksjon legger grunnlaget for et vellykket, morsomt og verdifullt møte.»

Lett opp både møtet og stemningen ved å ta opp en blanding av saker i løpet av tiden dere møtes. Varier foredrag og seminarer med workshops, smågrupper og spørrerunder. Glem heller ikke de viktige pausene – det er her deltagerne får tid og mulighet til å ta inn, reflektere over og huske det de har lært. Bruk forskjellige teknikker og hjelpemidler for å engasjere deltagerne og få dem til å interagere med deg og hverandre. Start en fremleggelse med å sjekke kunnskapsnivået og samle refleksjoner i en ordsky som vises på storskjerm, send mentometerspørsmål og ta inn anonyme spørsmål til taleren under et foredrag, la deltagerne bidra med sine tanker i fritekst under en workshop og send ut en spørreundersøkelse eller nettverksøvelse med pushvarsel i pausen. På den måten sørger du for at deltagerne holder energien oppe og får mest ut av en konferanse.

Hvordan har kundene våre gjort det?

La deltagerne gjette svaret

Hos en av kundene våre skulle økonomisjefen presentere kvartalsrapporten. Man var klar over at fremleggelsene hennes kunne oppleves som kjedelige og vanskelige å henge med på, så denne gangen ville man teste noe nytt. Hun innledet presentasjonen med å fortelle at det fantes to nøkkeltall som så ekstra gode ut. Deretter fikk deltagerne 10 minutter på seg til å snakke med hverandre om hvilke det kunne være og sende inn sine gjetninger via appen. Da man avsluttet øvelsen, ble deltagernes forslag vist frem på storskjermen, og etter dette fortalte økonomisjefen hvordan det hadde gått i løpet av kvartalet. Til slutt avslørte hun hvilke nøkkeltall hun siktet til. Ved å vekke deltagernes forforståelse, nysgjerrighet og konkurranselyst resulterte øvelsen i at deltagerne lærte og husket mye mer enn de hadde gjort i løpet av en vanlig fremleggelse.

Konkurrer om den beste løsningen

På en messe for leger ble det holdt en paneldiskusjon om emnet «Hva gjør du når komplikasjon x oppstår under en operasjon?» Man hadde samlet et panel bestående av ansette og kompetente leger, og det fantes en moderator. Moderatoren delte opp panelet i to lag, presenterte en komplikasjon og ga dem i oppgave å komme frem til en løsning på fem minutter. Samtidig skulle også resten av møtedeltagerne diskutere med hverandre og komme med egne løsninger. Da tiden var omme, skulle lagene selge sine løsninger til publikum, som deretter brukte appen for å stemme på den løsningen de syntes var best. Ved hjelp av lek og konkurranselyst motiverte man alle møtedeltagerne til å lytte og delta aktivt, noe som økte både forståelsen og bidro til en minneverdig opplevelse.

Push deltagerne til å være med i leken

Kunden vår skulle organisere en stor event for over tusen deltagere. En utfordring lå i å samordre informasjon for alle deltagere uten at det ble vanskelig eller kjedelig å ta til seg, og samtidig skape en minneverdig event der man kunne møtes og danne nettverk. Med pushvarsler kunne man enkelt nå og aktivisere deltagerne – uansett tid og rom. Før eventen ble deltagerne motivert med videosnutter og bilder. Til workshops sendte man ut instruksjoner om hvor man skulle være, hverm man skulle treffe og hva man skulle gjøre. I pausene ble deltagerne utfordret til å knytte nye kontakter ved hjelp av leker og tips. Ved å aktivisere deltagerne og holde dem stadig informert og motivert, skapte man en morsom og variert opplevelse, og det ble lett å bryte isen og knytte nye kontakter når alle var med på toget.

Hvordan kan du gjøre det?

1

2

3

1

La deltagerne styre diskusjonen

Får dere nok ut av møtene deres? For å kunne fokusere på de riktige tingene må du har oversikt over deltagernes kunnskapsnivå, interesser og funderinger. Ta deltagerne på pulsen og bruk det for å engasjere dem og styre takten og tonen i møtet. Still et spørsmål til deltagerne i begynnelsen av presentasjonen og gi dem noen minutter til å svare i appen. Vis frem svarene som en ordsky på storskjerm – det gir et felles bilde av alles forutsetninger, noe som gjør at du både får vite hvor du skal legge fokus og nivået på fremleggelsen din, og det skaper en struktur for fordypet diskusjon og videre samtale etter møtet.

2

Utfordre med push

Sitter deltagerne og sovner? Uansett om det skyldes en kjedelig fremleggelse, tretthet etter lunsjen eller at det helt enkelt har vært en lang dag, kan du snu trenden og pigge opp deltagerne ved hjelp av pushvarsler. Send ut et mentometerspørsmål under fremleggelsen, gi deltagerne små nettverksoppdrag i pausene, send dem ut på en tipsrunde eller påminn alle om hva man kan vinne ved å delta i appens gamification-funksjon. Pushvarsler er et fantastisk verktøy som kan brukes både for å veilede deltagerne mellom økter og skape engasjement og interaksjon under møtene – mulighetene er mange, og kun fantasien setter grenser!

3

Forleng eventopplevelsen

Man husker et morsomt møte. Øk sjansen for et vellykket og minneverdig møte ved å forlenge opplevelsen. Motiver deltagerne dine i forveien ved å sende videohilsener, dele bilder fra forberedelsene i aktivitetsstrømmen og utfordre deltagerne til å dele sine tanker og forventninger før dagen. Etter møtet kan dere enkelt gå tilbake til diskusjonen ved å lese det dere har lagret og sendt gjennom appen. Del bilder og opplevelser fra gullkornene og høydepunktene på møtet, spør deltagerne hva de syntes om møtet og hva som kan forbedres til neste gang, og påminn dem om «hjemmelekser» og oppdrag de fikk med seg til å arbeide med eller reflektere over i ettertid.