Udfordringen

“Hvordan organiserer man en tur for en stor gruppe med forskellige hoteller, aktiviteter og rejsearrangementer?”

En særlig udfordring inden for eventverden er at organisere konference- og belønningsrejser. Fastlægning af detaljerne angående transport, logi, mad, aktiviteter og selve konferencen er ikke nogen lille bedrift, hvad enten du har 50 eller 500 deltagere. Under konferencen har hver deltager brug for at vide, hvor de bør være på et hvilket som helst givent tidspunkt, hvad der skal medbringes, og hvad der skal forventes. Vores kunder oplever ofte, at deres ellers velorganiserede og strukturerede kolleger eller kundepersonale giver slip på deres hæmninger og forskellige ansvar, når de er på tur. At guide dem er som at guide “en flok katte”, som en af vores kunder har udtrykt det.

Løsningen

“Information – tilgængeligt, personligt, i realtid.”

Ved at give hver deltager alle de nødvendige informationer på deres telefoner bliver arbejdsbyrden som event-arrangør markant mere enkel. Alle informationer som du eventuelt vil få brug at dele med deltagerne (som fx tider, lokationer, gruppeopgaver, Wi-Fi-koder og nummeret på det lokale taxa-selskab) er bare et klik væk.

Hvad har vores kunder formået?

Skitur med 600 spiludviklere

En af vores kunder fik virkeliggjort en fire dages skitur med 600 ansatte. Med rejsende spredt ud over 6 forskellige hoteller og et hav af aktiviteter at vælge fra, så var det vigtigt, at kunne holde gruppen opdateret. I den situation var push-meddelelser afgørende for at oplyse alle om detaljerne, fx efterladt udstyr, advarsler om glatte gangstier og skisessioner. Derudover var gruppen også glad for at kunne se hotellet, værelset og samboen, som de var blevet tildelt i selve appen, samt at kunne se deres forvalgte aktiviteter, før den egentlige tur.

Konferencerejse til Middelhavet med 400 revisorer

En god måde at kombinere arbejde og fornøjelse på er at holde en konference på en smuk beliggenhed. I det har tilfælde sammensatte vores kunde vandring gennem den betagende natur omkring Middelhavet med strategimøder mellem forskellige divisioner af organisationen. Alle oplysninger angående kort, hoteller, vandringer samt tider og steder for møder, blevet samlet i appen. Da deltagerne var nødt til at foretage en transport fra lokation til lokation, så gav appen dem en personlig rejsebeskrivelse, som anførte tider, transportmuligheder og billetkoder for at gøre de konstante rejser nemme og gnidningsfri.

Bustur til naturresort for 120 butikschefer

Den årlige konference for lokale butikschefer blev markant forbedret ved at bruge appen. Den gjorde det hele meget mere effektivt, fordi den gav deltagerne mulighed for at begynde konferencen på bussen, mens de var på vej til destinationen. Deltagerne – fordelt på 5 forskellige busser – modtog læsemateriale og gruppeopgaver via appen. Der blev også stillet en række spørgsmål gennem appen, mens butikscheferne var undervejs, og resultaterne blev præsenteret på konferencen ved ankomst. For at skabe en fornemmelse af at være forbundet deltagerne imellem på de forskellige busser blev aktivitetsfeedet anvendt til at lægge billeder og kommentarer op om, hvor de var, og hvad de lavede i løbet af hele turen.

Vil du vide, hvordan konferencerejsen kan gøres endnu bedre?
Skriv din e-mail her, så er vi i kontakt inden længe!

Hvordan kan man gøre det?

1

2

3

1

Informer!

Afgør, hvilke informationer der er for alle, og hvilke informationer der er individuelle. Generelle informationer er eksempelvis oplysninger om hotellet, agendaen, talere, destinationen og materiale til workshops. Individuel information er ofte valgte aktiviteter/sessioner, tildelte værelser, rejseoplysninger og gruppeopgaver. Generel information er nemt at angive i appens administratorsystem, og er tilgængelig for alle deltagere. Individuelle informationer uploades gennem en Excel-skabelon, hvor vi anvender e-mailadresser til at sende bestemte oplysninger til de valgte folk.

2

Push it!

Push-meddelelser er ideelle til at kommunikere med en masse mennesker, som er spredt ud over et stort areal. Planlæg og forbered det, du gerne vil kommunikere ud. Så kan du enten sende det på et tidspunkt, der er fastsættes i forvejen, eller med det samme. Hvis noget ændrer sig, så kan du oprette og sende meddelelser på et øjeblik.

3

Rejsende workshop!

Du kan fastsætte tidspunktet for workshopdelen af en konference til at være under selve turen til konferencen, så deltagerne kan forbedrede sig og komme på idéer i forvejen. I løbet af den tid kan det være en hjælp at uddelegere opgaver, læsemateriale og at dele deltagerne ind i grupper. Når de bruger appen, ved alle deltagere, hvad der forventes af dem – du kan give dem mulighed for at rapportere deres resultater i samtalesektionen af appen.
Skab en fornemmelse af enhed i hele teamet, selv om de er delt op mellem forskellige køretøjer, ved at anvende aktivitetsfeedet til at lægge billeder op af det, der sker lige nu. Så kan de skabe samtaler ved at give “likes” og kommentere på det, de hver især lægger op.